Секретарь руководителя (в архиве)

01 Августа

от 36 000 до 40 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "ГАУК Амурский областной театр драмы"

Обязанности:

• - осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора театра;

  - принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

  - ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

  - ведет делопроизводство, с соблюдением установленного порядка работы с документами в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству устанавливающей общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном автономном учреждении культуры «Амурский областной театр драмы»;

  - организовывает оперативное хранение документов в архиве театра;

  - разрабатывает номенклатуру дел, ежегодно готовит паспорт архива;

  - готовит описи, подшивает документы для дальнейшего хранения в архиве учреждения, а затем их передачи на хранение в Государственный архив Амурской области.

  - готовит для передачи в Государственный архив Амурской области дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу после истечения срока их хранения;

  - подготавливает выделенные к уничтожению документы и составляет акты о выделении документов к уничтожению;

  - принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

  - подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

  - следит за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

  - организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию (факсу, телефону, электронной почте и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

  - по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

  - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

  - осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

  - ведет контрольно-регистрационную картотеку;

  - обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;

  - печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;

  - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

  - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

  - копирует документы на ксероксе.

Требования:

• высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.